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HR-Portal & Lohnabrechnung

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HR-Prozess einrichten

Von der DATEV-Lohnart bis zum Ladeauftrag: Diese Seite führt euch durch den gesamten HR-Prozess — von der korrekten Buchung in der Lohnabrechnung bis zum monatlichen Aufladen der Benefitkarten.

↓ Lohnabrechnung ↓ Ladeauftrag ↓ Aufladungen § DATEV-Tabelle
Steuerersparnis
221 €
max. / Monat
DATEV Lohnabrechnung
Beispiel
Sachbezug
0120
50,00 €
steuerfrei
Essenszuschuss
0121
115,05 €
25% AG
ÖPNV / Jobticket
0141
63,00 €
steuerfrei
Bonus §37b
027
—
30% AG
✓ DATEV-konform gebucht
Lohnarten
4
konfiguriert
Interaktives Beispiel

Lohnabrechnung – Klicke auf einen Bereich

Klicke auf einen markierten Bereich im Abrechnungsbeleg, um die DATEV-Details und steuerlichen Hinweise zu sehen.

DATEV Lohnabrechnung – Beispiel Interaktiv
DATEV Lohnabrechnung
Übersicht
Sachbezug 0120
Essenszuschuss 0121
ÖPNV / Jobticket 0141
Bonus §37b (HERO Care)
⬆ Klicke auf einen Bereich für Details
Lohnabrechnung – Übersicht
Klicke links auf einen markierten Bereich im Abrechnungsbeleg oder wähle oben eine Kategorie. Jeder Bereich erklärt die DATEV-Buchung und steuerliche Behandlung.
Sachbezug (Benefit-Karte)
LA 0120 · 50 €/Monat steuerfrei
frei
Essenszuschuss
LA 0121 · 4,57 + 3,10 €/AT · 25% AG-Pauschale
25% AG
ÖPNV / Jobticket
LA 0141 · 63 €/Monat 2026 · §3 Nr. 15 EStG
frei
Bonus §37b EStG (HERO Care)
LA 027 · 30% AG-Pauschalsteuer · SV-pflichtig
30% AG
Alle Benefits müssen zusätzlich zum Gehalt gewährt werden (§ 8 Abs. 4 EStG). Gehaltsoptimierung führt zum Verlust der Steuerfreiheit.
§ 8 Abs. 2 S. 11 EStG
Sachbezug (Benefit-Karte)
DATEV-Lohnart: 0120
Limit50 € / Monat (Freigrenze!)
Steuersteuerfrei
SozialversicherungSV-frei
Gesamtbruttonein
Zusätzlichkeitsgebotzwingend
⚠ Freigrenze beachten
Bereits 1 Cent über 50 € → der gesamte Betrag wird steuerpflichtig. Kein Freibetrag!
ZAG § 2 Abs. 1 Nr. 10
Die Benefit-Karte muss den Anforderungen des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes entsprechen
Regional Hero Karte erfüllt die ZAG-Anforderungen. Buchung als nicht bar ausgezahlter Sachbezug – erhöht Bruttogehalt auf dem Gehaltszettel, nicht den Auszahlungsbetrag.
§ 8 Abs. 2 S. 6 EStG
Essenszuschuss
DATEV-Lohnart: 0121
Sachbezugswert4,57 € / Arbeitstag
Steuerfreier Zuschuss+ 3,10 € / Arbeitstag
Max. Tage / Monat15 Tage
Max. gesamt≈ 115,05 € / Monat
Steuer (Sachbezugsanteil)25% AG-Pauschale
SozialversicherungSV-frei für AN
AG trägt 25% Pauschalsteuer
→ für den Arbeitnehmer netto steuerfrei. AG bucht Steuer getrennt in DATEV.
Steuerfrei nur bei AN-Eigenbeteiligung ≥ Sachbezugswert. Gesamt: max. 7,67 €/Tag (4,57 + 3,10 €).
§ 3 Nr. 15 EStG
ÖPNV / Jobticket
DATEV-Lohnart: 0141
Limit 202663 € / Monat
Steuersteuerfrei
SozialversicherungSV-frei
Zusätzlichkeitsgebotzwingend
Minderung Entfernungspauschale
Jobticket mindert die steuerliche Entfernungspauschale des Arbeitnehmers in der Steuererklärung!
AG-Anteil muss >25% betragen
Nur wenn der AG mehr als 25 % des Ticketpreises (63,00 € in 2026) übernimmt, greift die Steuerfreiheit nach §3 Nr. 15 EStG.
Gehaltsumwandlung ausgeschlossen
§ 3 Nr. 15 greift nur bei echter Zusätzlichkeit!
§ 37b Abs. 2 EStG
Bonus §37b (HERO Care)
DATEV-Lohnart: 027 · St# P · SV# E
Limit10.000 € / Jahr / Person
Steuer30% AG-Pauschalsteuer
SozialversicherungSV-pflichtig
AG übernimmt die Pauschalsteuer
Der Arbeitgeber trägt 30% Pauschalsteuer nach §37b — für den AN wirkt es wie ein Nettobenefit.
SV-Pflicht bleibt bestehen
Trotz Pauschalversteuerung sind SV-Beiträge (KV, PV, RV, AV) zu entrichten — GB# J erhöht das beitragspflichtige Brutto.
Einheitliches Wahlrecht
§37b gilt einheitlich für alle Sachzuwendungen des Jahres. Nicht kombinierbar mit §40 Abs. 2 EStG.
Geeignet für hochwertige Benefits über den Freigrenzen. Die Pauschalsteuer muss für alle AN des Jahres einheitlich angewendet werden.
Schritt 1
Ladeauftrag erstellen & Ladeauftragsinformationen
Im HR-Portal einen neuen Ladeauftrag anlegen – Mitarbeitende hinzufügen, Intervall wählen und Benefitsbetrag festlegen. Nach Erstellung erhaltet ihr eine E-Mail mit Referenz und Überweisungsinformationen.
1
Mitarbeiter hinzufügen
Im HR-Portal unter „Ladeauftrag erstellen" die gewünschten Mitarbeitenden auswählen und dem Auftrag zuordnen.
2
Intervall & Betrag festlegen
Einmaliger oder monatlich wiederkehrender Ladeauftrag – Betrag pro Mitarbeitendem eintragen (z.B. 50 € Sachbezug).
3
E-Mail-Bestätigung mit Referenz & CSV
Nach Erstellung erhaltet ihr eine Bestätigungs-E-Mail mit dem Referenz- bzw. Verwendungszweck für die Überweisung. Im Anhang befindet sich eine CSV-Datei mit allen Mitarbeitenden und dem jeweiligen Ladebetrag — diese E-Mail inkl. CSV erhaltet ihr auch bei den monatlichen Erinnerungen erneut zugeschickt.
Ladeauftrag im HR-Portal anlegen
Ladeauftrag erstellen
Ladeauftragsinformationen & Referenz
Ladeauftrag Informationen
Schritt 2
Abrechnung und Bestätigung der Ladung
Die Abrechnung erfolgt zum Ende des Monats. Ihr erhaltet eine Bestätigung mit Referenz zur Aufladung sowie den Überweisungsinformationen für den Benefitsbetrag.
1
Abrechnung zum Monatsende
Regional Hero verarbeitet alle Ladeaufträge automatisch zum Ende des Monats und erstellt die Abrechnung.
2
Referenz zur Überweisung
Ihr erhaltet eine Referenz zur Aufladung – dieser Verwendungszweck muss bei der Überweisung des Benefitsbetrags angegeben werden.
Abrechnungsbestätigung & Überweisungsreferenz
Abrechnung Bestätigung
Schritt 3
Aufladungen einsehen & exportieren
Im HR-Portal unter „Aufladungen" habt ihr eine vollständige Übersicht aller durchgeführten Ladungen – gefiltert nach Benefit, Steuervorteilen und Auftrag. Der CSV-Export liefert alle relevanten Daten für die Lohnbuchhaltung.
→
Aufladeauftrag
Filterung nach dem jeweiligen Ladeauftrag-Namen.
→
Aufladungen Übersicht
Alle Ladungen pro Mitarbeitendem auf einen Blick.
→
Benefit-Auswahl
Anzeige des ausgewählten Benefits (z.B. Sachbezug, ÖPNV).
→
Steuervorteil
Anzeige des gewählten Steuervorteils für die korrekte Lohnbuchhaltung.
Aufladungen-Übersicht im HR-Portal
Aufladungen Übersicht
CSV-Export der Aufladungsdaten
Firmenname_GmbH_topups_2025-12-01_2026-01-12.csv ↓ CSV
Name Benefit Begrenzung Steuervorteil Referenz Datum Betrag
Vorname Nachname HERO Base bcard Sachbezug VA0tNOp0YP 11. Dez. 2025 50,00 €
Vorname Nachname HERO Base 72-Gebiet Sachbezug VA0tNOp0YP 11. Dez. 2025 50,00 €
Vorname Nachname HERO Base Hamburg Sachbezug VA0tNOp0YP 11. Dez. 2025 50,00 €
Vorname Nachname HERO Base 22-Gebiet Sachbezug VA0tNOp0YP 11. Dez. 2025 50,00 €
Vorname Nachname HERO Base bcard Sachbezug VA0tNOp0YP 11. Dez. 2025 50,00 €
5 Einträge  ·  Gesamt: 250,00 €
DATEV-Referenztabelle

Lohnarten & steuerliche Behandlung

Vollständige Übersicht aller relevanten Benefits mit DATEV-Lohnart, Rechtsgrundlage, Steuer- und SV-Kennzeichen.

Sachbezüge, Verpflegung & Mobility-Benefits – DATEV-Buchungsreferenz

Beispiel-Lohnartennummern (mandantenabhängig) · Alle Angaben ohne Gewähr – steuerliche Prüfung im Einzelfall empfohlen

Benefit LA-Nr. Rechtsgrundlage Limit St# SV# GB# Hinweis
Sachbezüge & Geschenke
Sachbezug (Benefit-Karte) 0120 §8 Abs. 2 S. 11 EStG 50 €/Monat Freigrenze frei frei nein
Zusätzlichkeit zwingend. ZAG §2 Abs. 1 Nr. 10 beachten.
1 Cent über Grenze → alles steuerpflichtig
Aufmerksamkeit (Geschenk) 0123 R 19.6 LStR 60 €/Anlass Freigrenze frei frei nein
Nur bei persönl. Anlass (Geburtstag, Hochzeit…)
Kein Barersatz. Nicht monatlich kombinierbar als Dauerlösung.
Sachzuwendung §37b
(hochwertig, über Freigrenzen)		 0125 §37b Abs. 2 EStG 10.000 €/Jahr/Person 30 % AG pflichtig nein
AG übernimmt Pauschalsteuer. SV-Pflicht bleibt!
Wahlrecht: einheitlich für alle Zuwendungen des Jahres. Nicht kombinierbar mit §40 Abs. 2.
Verpflegung
Essenszuschuss — Sachbezugsanteil 0121 §8 Abs. 2 S. 6 EStG 4,57 €/Arbeitstag
max. 15 Tage/Monat		 25 % AG frei nein
Pauschal 25 % durch AG → SV-frei für AN.
Komplett steuerfrei nur bei AN-Eigenbeteiligung ≥ Sachbezugswert.
Essenszuschuss — steuerfreier Zuschuss 0121 §8 Abs. 2 S. 6 EStG 3,10 €/Arbeitstag
max. 15 Tage/Monat		 frei frei nein
On top zum Sachbezugswert. Gesamt max. 7,67 €/Tag.
≈ 115,05 €/Monat bei 15 Tagen
Digital & Homeoffice
Internetpauschale 0137 §40 Abs. 2 S. 1 Nr. 5 EStG 50 €/Monat 25 % AG frei nein
AG trägt 25 % Pauschalsteuer → für AN netto steuerfrei.
Vertrag muss auf AN laufen. Eigenbestätigung bis 50 €.
Mobilität
ÖPNV / Jobticket
(inkl. Deutschlandticket)		 0141 §3 Nr. 15 EStG 63 €/Monat (2026)
= Ticketpreis		 frei frei nein
Zusätzlichkeit zwingend. Gehaltsumwandlung → kein §3 Nr. 15.
AG-Anteil muss >25 % des Ticketpreises betragen → Steuerfreiheit nach §3 Nr. 15. Minderung Entfernungspauschale!
Gesundheit
Gesundheitsförderung 0163 §3 Nr. 34 EStG 600 €/Jahr Freibetrag frei frei nein
Zertifizierung nach §20/§20b SGB V erforderlich.
Freibetrag: nur Überschuss steuerpflichtig. Kein Fitnessstudio-Abo (→ ggf. §8 Sachbezug). Keine Entgeltumwandlung.
LA-Nr. = DATEV-Lohnart (Beispielwerte, mandantenabhängig)  ·  St# = Steuercode  ·  SV# = Sozialversicherungskennzeichen  ·  GB# = Gesamtbrutto-Kennzahl  ·  AG = Arbeitgeber trägt Pauschalsteuer  ·  Alle Angaben ohne Gewähr — steuerliche Prüfung im Einzelfall empfohlen.
Benefit-Rechner

Wie viel sparst du wirklich?

Gib Mitarbeiterzahl und Budget ein — wir berechnen sofort deine Steuerersparnis.

Mitarbeiteranzahl
Budget pro Mitarbeiter / Monat
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Sachbezug · §8 Abs.2 EStG · max. 50 €
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Essensgutschein · 15 × 7,67 € · davon 46,50 € steuerfrei
€
HERO Ride
Deutschlandticket + Rad · §3 Nr.15 EStG · steuer- & SV-frei
€
HERO Care
Gesundheitsförderung · §3 Nr.34 EStG · max. 50 €
€
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— % günstiger als Gehaltserhöhung
—
Monatliche Kosten / gesamt
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AG-SV-Ersparnis / Jahr
—
Gesamtersparnis / Jahr — vs. äquivalente Gehaltserhöhung
Kostenvergleich / Jahr
Mit Benefits
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Gehaltserhöhung
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